1
Näin AineistoVahti toimii
Aineistopyyntö kulkee selkeänä työnkulkuna.
Yksi aineistopyyntö alusta loppuun: kirjanpitäjä valitsee pohjan, lisää jakson ja deadlinen, lähettää linkin ja seuraa mitä on toimitettu ja mitä puuttuu.
Maaliskuu 2026
Kuukausikirjanpito
4/6
TilioteToimitettu
KuititToimitettu
OstolaskutPuuttuu
Palkka-aineistoPuuttuu
Deadline
15.4.2026
Seuraava toimi
Muistuta puuttuvista
Työnkulku
Yksi pyyntö kahdeksassa vaiheessa.
Näin toimisto ja asiakas kulkevat saman pyynnön läpi ilman, että tilannetta tarvitsee päätellä sähköpostiketjuista.
2
Kirjanpitäjä valitsee pyyntöpohjan
3
Kirjanpitäjä lisää jakson ja deadlinen
4
Kirjanpitäjä lähettää suojatun linkin
5
Asiakas lataa tiedostot oikeille riveille
6
Progress päivittyy
7
Kirjanpitäjä lähettää muistutuksen vain puuttuvista riveistä
8
Kirjanpitäjä merkitsee pyynnön valmiiksi tai perutuksi
Mitä tilitoimisto näkee
Toimistolle AineistoVahti on työjono: mitä pitää tehdä nyt, missä on puutteita ja milloin pyynnön voi sulkea.
- avoimet pyynnöt ja niiden kiireellisyys
- mitä rivejä asiakas on toimittanut
- mitä rivejä vielä puuttuu
- deadline ja linkin tila
- valmiit ja perutut pyynnöt
Mitä asiakas näkee
Asiakkaalle AineistoVahti on selkeä checklist ilman uutta tunnusta tai teknistä ohjetta.
- mitä tilitoimisto pyytää
- mihin mennessä aineisto pitää toimittaa
- mihin kohtaan tiedosto ladataan
- mitä on jo toimitettu ja mitä vielä puuttuu
- selkeä status, jos pyyntö on valmis tai peruttu
Sähköposti ja jaettu kansio
Miksi tämä on eri asia kuin sähköposti tai jaettu kansio.
Sähköposti ei tiedä, mikä checklist-rivi on vielä puuttuva. Jaettu kansio ei kerro, voiko kirjanpidon aloittaa. AineistoVahti näyttää pyynnön tilan.
Sähköposti
Viestiketjuja, liitteitä ja manuaalista muistamista.
AineistoVahti
Pyyntö, rivit, tila, deadline ja muistutus samassa prosessissa.
Milloin pyyntö suljetaan?
Kun rivit on ratkaistu ja toimisto on tarkistanut tilanteen, pyyntö merkitään valmiiksi. Sen jälkeen asiakas näkee status-sivun.
Mitä jos pyyntö perutaan?
Peruttu pyyntö ei ota enää vastaan uploadia. Asiakas näkee selkeän status-sivun eikä arvaa, pitäisikö jotain vielä toimittaa.
Mitä muistutus tekee?
Muistutus muodostetaan nykyisestä checklist-tilasta ja kertoo vain aidosti puuttuvat rivit.
Käydään yksi aineistopyyntö läpi alusta loppuun.
Näet nopeasti, tuntuuko työnkulku oikealta teidän toimiston arjessa.