Räätälöityä automaatiota yksittäisiin työvaiheisiin ja kokonaisiin prosesseihin.

Jos sama työ tehdään käsin viikosta toiseen, sitä ei tarvitse hyväksyä osaksi arkea. Se voidaan usein vakioida, automatisoida tai muuttaa selkeäksi digitaaliseksi prosessiksi.

AineistoVahti on rakennettu aineistopyyntöjen hallintaan. Räätälöidyt automaatiot ovat erillinen palvelu toistuvan käsityön poistamiseen.

Kerro mitä haluat automatisoida

Nykyinen käsityö

Excel-kooste

Tiedostojen nimeäminen

Raportin lähetys

Rajattu automaatio

Säännöt

Tarkistus

Prototyyppi

Selkeä prosessi

Valmis raportti

Työjono

Seuraava vaihe

Ei taikatemppuja.

Ensin rajataan prosessi. Sitten rakennetaan kevyt ratkaisu, jota voi testata oikeassa arjessa.

Automaatioiden kohteet

Missä voimme auttaa?

Automaation ei tarvitse olla iso järjestelmähanke. Usein paras alku on yksi selkeästi rajattu työvaihe tai prosessipolku, jossa käsityö vie aikaa joka viikko.

Yksittäiset automaatiot

Yksi ärsyttävä työvaihe pois käsin tehtävästä arjesta: tiedoston nimeäminen, Excel-koosteen muodostus, raportin luonti tai toistuvan viestin lähetys.

Prosessiautomaatiot

Useampi työvaihe yhdeksi selkeäksi putkeksi: tieto kerätään, tarkistetaan, järjestetään, viedään eteenpäin ja tilanne näkyy yhdessä näkymässä.

Työjonot ja statukset

Näkymät siihen, mikä odottaa, mikä puuttuu, mikä on valmis ja mitä pitää tehdä seuraavaksi.

Tiedostot, Excelit ja raportit

Automatisoidaan tiedostojen järjestelyä, CSV-/Excel-prosesseja, raportteja, tarkistuslistoja ja toistuvia koosteita.

Järjestelmien välinen käsityö

Jos dataa siirretään käsin järjestelmästä toiseen, voidaan rakentaa vienti, tuonti, integraatio tai välivaiheen työkalu rajapintojen ja datan laadun mukaan.

Asiakas- ja sisäiset prosessit

Vakioidaan onboardingia, aineistopyyntöjä, asiakasviestintää, tarkistuksia tai muita toistuvia toimintamalleja.

Rehti rajaus

Kaikkea ei kannata automatisoida.

Paras kohde on työ, joka toistuu usein, noudattaa selkeää logiikkaa ja vie aikaa ilman että se vaatii joka kerta asiantuntijan luovaa päätöstä.

Jos koko prosessi voidaan kuvata vaiheiksi, siitä voidaan usein rakentaa automaatio. Jos työ perustuu tapauskohtaiseen harkintaan, automaation tehtävä on auttaa, valmistella ja nostaa oikea tieto esiin, ei korvata ihmistä.

Työ toistuu usein
Työvaihe noudattaa selkeää logiikkaa
Käsityö vie aikaa tai aiheuttaa virheitä
Asiantuntijan harkintaa ei tarvitse korvata kokonaan

Kartoitus

Näin kartoitus toimii.

Kartoitus pidetään käytännönläheisenä. Ensin katsotaan, miten työ tehdään nyt. Sen jälkeen rajataan pienin järkevä toteutus.

Käydään läpi nykyinen työvaihe tai koko prosessi

Näytät, mitä tehdään nyt käsin ja missä aikaa kuluu.

Rajataan automatisoitava osa

Päätetään, automatisoidaanko yksi pieni vaihe vai kokonainen prosessipolku.

Rakennetaan kevyt ensimmäinen versio

Ei tehdä jättiprojektia heti. Toteutetaan toimiva ratkaisu, jota voidaan käyttää oikeassa työssä.

Mitataan hyöty

Katsotaan säästääkö se aikaa, vähentääkö virheitä ja kannattaako sitä laajentaa.

Onko teillä työvaihe tai prosessi, jota tehdään turhaan käsin?

Kuvaile työ lyhyesti. Sen perusteella voidaan arvioida, kannattaako se poistaa, vakioida vai automatisoida.

Kerro mitä haluat automatisoida